Fichiers et bases de données : le Décalogue

10 conseils pour créer, exploiter, mettre à jour une base de données

Voilà déjà quelques dizaines d’années que je suis responsable de la base de données EcoNormandie, à la base du guide et du site éponymes. Je l’ai créée, je l’ai adaptée pour des versions en ligne (normandieonline en 2001, econormandie en 2016), et, avec mon équipe, je la fais évoluer, je l’enrichie, je l’exploite pour en faire des guides et produits très divers, je la mets à disposition de clients,  je la gère au quotidien, j’ai le souci constant de sa mise à jour et de la formation des personnes qui interviennent dessus.

J’ai forgé mon expertise dans le domaine des bases de données par des années de pratique et je souhaite transmettre les conseils de bases – pour ne pas dire les commandements – à avoir toujours en tête quand on souhaite se lancer. Je vous les livre aujourd’hui sous forme de maximes et je prendrai le temps de revenir sur chacun de ces conseils dans les prochains mois. N’hésitez-pas à me dire s’il y a certaines thématiques pour lesquelles vous avez des questions.

1 – Sache que gérer une base de données exige du temps et des compétences.
C’est un travail de fourmi qui ne peut pas se faire « en plus »

2 – Choisis un outil de gestion que pourra s’approprier la personne qui gère la base au quotidien,
Évite les usines à gaz

3 – Souviens-toi que la réalité ne rentre pas dans des cases…
Mais que la base de données exige de la faire rentrer dans des rubriques.
Se méfier des  outils parfaits comme les aiment les informaticiens, et des outils figés

4 – Construis ton fichier en pensant « Création, exploitation, mise à jour », c’est-à-dire en prévoyant des rubriques pour la recherche, la gestion, la sélection, le suivi, y compris des rubriques « provisoires ».
Un bon fichier ne se réduit pas aux noms et coordonnées

5 – Identifie et connais les sources d’information en fonction de tes cibles.
Lesquelles sont : Fiables ? Complètes ? Exhaustives ? Types d’informations fournies ? Gratuites ?
Une bonne source = la moitié du travail

6 – Vérifie toujours une information avant de la valider et de la saisir.
Il ne faut pas croire que des informations fournies par un tiers (même les médias) sont toujours à jour, ou correctement écrites, ou plus justes que celles de ton propre fichier
Au final, le téléphone est souvent le plus rapide

7 – Donne-toi les moyens de dédoublonner ton fichier.
Repère et élimine les fiches en double (gain de temps, d’argent, d’effet)
Ce n’est possible que si la saisie est rigoureuse et uniforme

8 – Renseigne toujours la date de mise à jour et la source de l’information.
Sans ces informations indispensables, pas de fiabilité

9 – Donne-toi des règles de saisie et sache t’y tenir.
Respecte la structure de la base en rubriques
Respecte la typographie et l’orthographe
Méfie-toi des majuscules
Respecte les listes de valeur

10 – N’oublie pas qu’un fichier ne reste pas à jour longtemps.
La mise à jour peut prendre plus de temps que la création
Sur les 3
 000 incontournables présentés dans le guide EcoNormandie à paraître, près de 600 responsables ont changé depuis un an

La perle rare pour gérer tes fichiers,
le trio gagnant des qualités requises :
rigueur, méticulosité, logique

+ sur la base de données EcoNormandie

• EcoNormandie est une base de données mise à jour quotidiennement sur les acteurs économiques normands : élus, chefs d’entreprise, hauts fonctionnaires, responsables d’établissements publics ou d’associations à vocation régionale, ainsi que leurs structures, entreprises, associations, communes, EPCI, administrations…

• Accessible en ligne sur le portail EcoNormandie, publication annuelle dans le Guide EcoNormandie , extraction et constitution de fichiers sur mesure.

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