Les défis de la mise à jour

On me questionne souvent, et notamment à chaque parution du Guide EcoNormandie, sur la manière dont nous mettons à jour les informations à paraître, et sur le temps que cela prend. Je vais donc m’arrêter aujourd’hui sur cette question, en m’appliquant à distinguer les différentes étapes et les différents objectifs.

4 axes, 6 pistes, et quelques chiffres…

Je l’ai déjà dit (ici et ) et je le répéterai souvent, la mise à jour est un travail de fourmis, jamais terminé bien sûr. Au moment où j’écris cet article, le 10 novembre 2017, le guide vient à peine de sortir depuis quelques jours, et déjà je peux citer une dizaine de responsables majeurs qui ont changé depuis la publication, du président du conseil départemental de la Manche à la sous-préfète du Havre.

Pour mettre à jour le guide EcoNormandie, qui présente un carnet d’adresses comportant environ 2 000 notices et 3 000 responsables normands, ou plus largement la base de données EcoNormandie (10 000 fiches de structures et 20 000 fiches de responsables), il faut avoir en tête simultanément 4 axes, imaginer 6 pistes à suivre, utiliser quelques outils modernes et exploiter des dizaines, ou plutôt des centaines de sources. Je m’en tiendrai aujourd’hui à la méthodologie, et n’aborderai donc que les premiers points : les quatre axes et les six pistes. Je reviendrai bientôt sur mes outils préférés et mes sources de prédilection.

Les quatre axes

Mettre à jour, c’est à la fois :

  1. Suivre au quotidien les mouvements et nominations parmi les responsables qui comptent en Normandie.
  2. Passer en revue systématiquement chacune des fiches à paraître, les corriger si nécessaire et les valider, de manière à ce que les informations datent de l’année ou au plus de 2 ans.
  3. Se reposer régulièrement la question de la pertinence de la sélection, de manière à en conserver la cohérence en fonction des critères que nous avons choisis, qu’on pourrait résumer ainsi : « tout ce qui a du poids à l’échelle de la Normandie », sans souci d’exhaustivité. Pour respecter ces critères, on choisit d’intégrer de nouvelles notices et d’en supprimer d’autres.
  4. Repérer tout au long de l’année les nouvelles entrées à faire : nouvelles associations ou organisations, entreprises oubliées, récemment créées ou qui montent en puissance, réactivation d’établissements endormis qui se réveillent.

Les six pistes

De manière complémentaire, pour mettre à jour il faut  :

  • Mettre en place une veille informationnelle et documentaire (presse, newsletters, sites d’informations, alertes web…)
  • Repérer et exploiter de manière organisée des sites reconnus fiables (et éprouvés comme tels par nous) pour certains types de données (les communes, les intercos, les services publics, les entreprises…)
  • Télécharger des fichiers à jour, reconnus fiables (et éprouvés comme tels par nous) pour certains types d’informations (listes d’entreprises, de maires, de lycées, d’offices de tourisme…), puis établir une concordance avec nos bases de données, pour détecter les oublis, les changements, les compléments à faire. Mais attention : une différence ne signifie pas que l’erreur se trouve dans nos fichiers. L’expérience montre qu’aucun fichier n’est complètement à jour (y compris EcoNormandie bien sûr). Une différence doit être interprétée comme une alerte sur une donnée à vérifier.
  • Envoyer des questionnaires de manière systématique à toute structure figurant sur le site, pour l’en informer et prendre les informations à la source. Aujourd’hui, 80 % des structures présentées sur EcoNormandie disposent d’une adresse e-mail renseignée, l’envoi se fait donc de manière électronique pour la plupart des questionnaires. Mais le questionnaire papier, avec envoi par la poste, est encore de vigueur dans de nombreux cas.
  • Exploiter les sites web des structures dont on souhaite vérifier les informations à paraître, en s’assurant au préalable qu’ils sont à jour. Parmi les sites les plus complets et à jour, et sur lesquels on est presque assuré de pouvoir trouver à la fois coordonnées, noms des responsables et même souvent adresse e-mail, sont les sites des associations, organisations professionnelles, établissements ou agence en réseau, dont la délégation normande nous intéresse.
  • Bien souvent, quand les autres moyens n’ont rien donné, l’appel téléphonique est nécessaire, soit pour rappeler que le questionnaire n’a pas été retourné, soit pour faire les « vérifs » directement. Les chiffres ci-dessous montrent même que près du tiers des fiches sont vérifiées par téléphone.

Quelques chiffres sur le guide EcoNormandie

Neuf mois pour faire un guide

  • envoi des premiers questionnaires : le 20/01/2017
  • dernière relance de questionnaires : le 4/08/2017
  • début de la maquette : le 17/08/2017
  • bouclage final : le 25/09/2017
  • « Bon à tirer » (BAT dans le jargon) : le 4/10/2017
  • réception des guides : le 20/10/2017
  • mise en vente  : le 6/11/2017

À noter : les corrections sont reportées jusqu’à la dernière minute. 89 responsables ont ainsi été modifiés sur les épreuves de relecture, entre l’envoi à la maquette et le « BAT ».

Répartition selon les sources

3 500 responsables figurent dans le guide EcoNormandie. Voici comment se répartissent les sources de mise à jour :

  • téléphone : 32 %
  • presse : 18 %
  • questionnaires par e-mails : 15 %
  • site web de la structure : 14 %
  • mises à jour en ligne : 11 %
  • questionnaires papier : 6 %
  • sites web de référence : 2 %
  • autre (contact, communiqué de presse, fichiers ou documents divers) : 5 %

Combien de modifications ?

  • nombre de notices dans le guide EcoNormandie : 2 228
  • nouvelles notices par rapport à l’édition 2016 : 280 notices (soit 13 %)
  • nombre de structures ayant changé de nom : 73
  • nombre de responsables présentés dans le guide ayant changé depuis la précédente édition : 820 (soit 22 %)
  • nombre de structures présentées dans le guide ayant au moins un responsable ayant changé depuis la précédente édition : 28 %

Ces chiffres pourraient donner le tourni et c’est pour cette raison qu’il est important d’y travailler tous les jours pour ne pas se retrouver submergé et dépassé. Au total, 107 jours ont été consacrés sur un an à la mise à jour de la base de données par notre petite équipe EcoNormandie (Sophie Racapé + Béatrice Picard), sans compter les aides extérieures, notamment les stagiaires.

Conclusion

Le Guide Econormandie, paru le 31 octobre 2017, est à jour !

Plus sur le nouveau Guide EcoNormandie ici

 

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3 thoughts on “Les défis de la mise à jour”

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