Petite démonstration de data publishing

Je vais m’attarder aujourd’hui sur un côté très technique de la fabrication du Guide EcoNormandie. C’est un peu comme soulever le capot, regarder en coulisse ou dévoiler les secrets de fabrication : ce n’est a priori pas fait pour montrer au public ou présenter au client. Je souhaite vous montrer comment on passe d’une information organisée en rubriques de base de données à une mise en page organisée en chapitres. Vous pouvez directement regarder la vidéo ci-dessus (12 minutes) et/ou suivre les étapes ci-dessous.

Du fichier au guide papier

Depuis 30 ans que j’ai en charge la fabrication du Guide EcoNormandie (eh oui, 30 ans comme l’Armada ! j’en ai parlé ici), j’ai mis en place une méthode, que j’améliore un peu pour chaque édition, et qui tient la route depuis des années. Il s’agit de passer rapidement de la base de données — ou du fichier — au texte prêt pour la PAO, sans aucune ressaisie. J’appelle parfois cela du bricolage (voir ici), car j’ai inventé, en tirant parti de différents outils et logiciels, un processus dont je n’ai pas entendu parler ailleurs. En réalité, ce système ne demande pas beaucoup de connaissances informatiques et de développements spécifiques, mais plutôt une bonne maîtrise des outils, et surtout de l’astuce et de la créativité.

Et j’insiste sur l’intérêt de ne pas faire de ressaisie : c’est bien sûr intéressant pour la beauté du geste, mais c’est surtout, à la fois, un gain de temps et une garantie de fiabilité des informations, puisque tout a été vérifié en amont.

Voici détaillées les 5 étapes de ce processus, que vous pouvez visualiser sur la vidéo ci-dessus.

Datapublishing en 7 étapes

Introduction

Vous connaissez le Guide EcoNormandie, avec son organisation en une quarantaine de chapitres, et ses 2 000 notices d’acteurs économiques normands. Si j’ouvre par exemple au chapitre Aménagement et Développement, je trouve la notice d’AD Normandie, avec le siège et l’antenne de Rouen.

Vous connaissez aussi le Portail EcoNormandie, qui permet d’interroger en ligne les informations sur 10 000 structures et 20 000 responsables normands. Si je consulte par exemple le thème Aménagement et développement, dans la liste principaux acteurs, je retrouve les deux fiches d’AD Normandie, je peux consulter les fiches, et je retrouve toutes les informations, organisées ici en rubriques.

Je voudrais aujourd’hui vous montrer comment on passe d’une organisation en rubriques à une organisation en texte en vue de la mise en page du guide, évidemment, sans aucune saisie entre l’étape base de données et l’étape texte.

1re étape : sélection dans le fichier

Nous travaillons au quotidien avec le logiciel de gestion de bases de données FileMaker Pro, avec lequel nous gérons l’ensemble des opérations, y compris la mise en ligne sur le portail internet. Nous mettons à jour toute l’année les informations, et en vue de la préparation du guide papier, nous indiquons par des codes les fiches à sélectionner pour le guide papier.

Je recherche ainsi les fiches du chapitre Aménagement, avec le code Amen, et les fiches que j’ai au préalable mises à jour et sélectionnées pour le guide, avec le code GE2018. J’ai 79 fiches que je vais trier dans le même ordre que les notices du guide, et je retrouve mes deux fiches AD Normandie, le siège et l’antenne de Rouen.

On remarque qu’on a une rubrique pour la fonction, une rubrique pour le prénom, une rubrique pour le nom.

2e étape : fichier de transition « Tampon Structures »

Nous allons maintenant entamer le transfert de ces 79 fiches vers la présentation en papier.

Pour cela j’utilise encore le logiciel FileMaker Pro. Le transfert se fait en deux étapes, avec deux fichiers de travail que j’ai formatés pour cela.

J’importe mes 79 fiches sélectionnées dans mon 1er fichier de transit, grâce à un script enregistré à l’avance, vers ce fichier nommé « Tampon Structures ».

J’ai bien mes 79 fiches, et je vois que les informations en rubriques dans le fichier de base sont ici déjà réorganisées, grâce à des rubriques calculées, pour rajouter certaines informations ou ponctuations qui seront nécessaires à la lecture sur papier. On a ainsi « tél. » devant le téléphone. « Eff. » devant l’effectif. Et là, la rubrique responsable, avec l’ensemble des responsables sélectionnés — et bien sûr uniquement ceux-là — et déjà une mise en forme, avec la fonction abrégée suivie de deux-points et les différents responsables séparés par des virgules. J’ai aussi la rubrique adresse en entier, avec des virgules si nécessaires.

Je vais ensuite aller chercher dans mon fichier de base certaines notices qui apparaissent dans un autre chapitre, mais pour lesquelles je souhaite faire un renvoi dans le chapitre aménagement. C’est le cas notamment des pôles de compétitivité ou des associations de filières.

Je fais la sélection dans mon fichier de base, en cherchant Amen comme aménagement et GE2018, toujours ce même code.

J’importe avec un script préenregistré spécifique pour ces rappels de notice.

On voit que la rubrique faisant mention du chapitre vers lequel doit se faire le rappel s’est complétée toute seule.

Il me reste juste à réimporter ces informations pour les mettre avec les 79 notices déjà importées, puis à transférer le tout vers le deuxième fichier de travail, que j’appelle « Transfert Thèmes ».

3e étape : Fichier « Transfert Thèmes »

J’ai désormais dans ce fichier toutes les notices. Je retourne dans mon fichier de base pour importer les têtes de chapitre et les intertitres, afin de n’avoir rien à ressaisir. Je sélectionne le chapitre aménagement et sélectionne les fiches contenant les noms des rubriques qui deviendront les intertitres que je souhaite indiquer dans le guide. Je les importe.

Je suis toujours en FileMaker Pro, je suis toujours avec une organisation en fiches, mais déjà, on a des informations qui s’organisent en notice.

On voit sur la première fiche le nom du chapitre, puis sur la deuxième le premier intertitre puis le deuxième, puis les deux fiches ADNormandie, le siège et l’antenne.

Tiens ! c’est bizarre, le nom AD Normandie a disparu sur la deuxième fiche, il est remplacé par zzz. Ça se calcule automatiquement pour les fiches ayant un code correspondant à une fiche secondaire. En effet, dans le texte du guide papier, la notion de fiches disparaît, et on souhaite avoir une notice unique pour les deux fiches AD Normandie, sans retour à la ligne et sans informations en doublon. C’est pour cela que l’on doit mettre beaucoup de codes, et autant de rubriques calculées, pour déterminer comment sera traitée l’information.

On arrive à la dernière étape dans FileMaker Pro, on trie dans l’ordre où l’on veut que les informations apparaissent, et on exporte les informations qui formeront l’ensemble du texte du guide. On voit la liste de toutes les rubriques à exporter.

4e étape : Exportation

Vient ensuite l’exportation. Cette opération crée un fichier texte avec l’ensemble des données, sans aucune mise en forme.

5e étape : Fichier Word « Import Thèmes »

J’ouvre ensuite un document Word que j’appelle « Import Thème », et je vais maintenant utiliser la fonction de fusion ou de publipostage de Word.

Dans ce fichier Word, que j’ai préparé et que je réutilise pour tous les chapitres, je n’ai que le nom des rubriques à l’emplacement exact où chacune doit figurer dans le texte final pour constituer des notices.

Ce qui est aussi très important, c’est que l’on définit des feuilles de style, pour chaque type d’information. Cette étape se fait avec le maquettiste qui travaillera à la mise en page finale, actuellement dans le logiciel In-Design. Une feuille de style pour le nom du chapitre, une pour le 1er inter, une pour le 2e inter, une pour la notice. Et dans Word, on reprend exactement ce même nom de feuille de style, peu importe si je choisis dans Word de mettre le chapitre en rouge ou l’inter en vert, c’est le nom de la feuille de style, bien spécifique, qui sera réutilisé dans la chaîne de PAO.

Dans la notice, je force le nom de la structure en gras, et je force en gras italique le complément correspondant par exemple à l’antenne.

J’utilise ensuite le gestionnaire de publipostage. Je clique sur l’icône « Achever la fusion », et Word crée un nouveau document, en allant chercher les informations dans le fichier que j’ai exporté tout à l’heure, et en organisant les informations selon le fichier modèle que j’ai préparé, pour que chaque rubrique apparaisse à sa place et dans sa feuille de style.

On obtient un fichier texte, mais encore brut, avec des sauts de section, des espaces avant les virgules, et le fameux zzz que l’on a vu tout à l’heure pour l’antenne de Rouen de l’AD Normandie. Il faut évidemment améliorer tout cela.

6e étape : Apple script

Pour nettoyer le texte et qu’il soit vraiment prêt à être maquetté, je fais appel à un utilitaire Apple, qui sert à enregistrer des scripts, qui peuvent intervenir dans différents logiciels et qui s’appelle Apple scripts.

J’ai préparé une fois pour toutes un petit document que j’utilise à chaque fois et que j’ai appelé nettoyage, je l’ouvre. Là j’utilise tout simplement la fonction Rechercher-Remplacer de Word, et j’ai enregistré une fois pour toutes tous les remplacements à faire, par exemple s’il trouve un espace devant une virgule, il supprime l’espace. Ou, s’il trouve un retour à la ligne suivi de « zzz », il remplace le tout par un espace, et ainsi j’ai une seule notice, sans retour à la ligne, pour les deux fiches initiales d’AD Normandie.

Je clique tout simplement, et le fichier se nettoie tout seul sous nos yeux. On voit que l’antenne de Rouen apparaît maintenant à la suite des informations sur le siège.

Maintenant, le texte est prêt à être importé dans In-Design sans aucune ressaisie. J’ai bien le nom du chapitre, l’intertitre, les notices, et plus loin les lignes avec les renvois vers les chapitres correspondants pour les pôles de compétitivité.

J’envoie cela à la personne qui va faire la maquette. Cette année encore, nous avons confié cette tâche à notre imprimeur, Gabel à Maromme, et Laurent Rosé, le maquettiste, me renvoie ensuite le PDF du document maquetté de manière quasi automatique.

Ouverture du document PDF après maquette dans In-Design

On voit ici maquetté le chapitre aménagement, avec le titre du chapitre, le premier et le 2e intertitre, la notice AD Normandie suivie de toutes les autres, la rubrique Pôle de compétitivité avec tous les renvois.

Et voilà !! En moins d’un quart d’heure, je suis passée de mes fiches sur mon fichier de base à une organisation en texte, propre et prête à être maquettée.

Et cela, sans aucune ressaisie !

 

 

 

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