Au coeur de la FMConf 2017

Me voici plongée pour deux jours dans le monde FileMaker Pro, à l’occasion de la FM Conf 2017, organisée à Rouen les 18 et 19 octobre par la société rouennaise Lesterius.

Il faut préciser que FileMaker Pro est un logiciel de base de données « simple mais puissant » comme il se présente lui-même, et que j’ai eu la chance de le prendre en main dans sa version 2 ou 3, au début des années 90, quand il était encore très simple, et de monter en compétences au fur et à mesure des évolutions, jusqu’à la version 16 d’aujourd’hui, très puissante.

Je me sens un peu intimidée au milieu de ces 120 développeurs chevronnés venus de toute la France, mais aussi de Belgique, du Canada, d’Australie…
Intimidée, car si j’utilise le logiciel FileMaker depuis 25 ans, je ne suis pas développeur, et si ce logiciel est au cœur de mon activité quotidienne, ce n’est pas mon cœur de métier. Mon cœur de métier, ce n’est pas la base de données, c’est la donnée elle-même, le contenu !

Mais je suis aussi fière d’être ici, au milieu de spécialistes de ce logiciel sans lequel, j’en suis persuadée, je n’aurais jamais réalisé tout ce que j’ai créé autour de la grande base de données des acteurs économiques normands, EcoNormandie.

Fière et intimidée d’être accueillie par Brad Freitag, du staff de FileMaker Pro, qui a fait le déplacement de la Silicon Valley avec quelques membres de l’équipe, mais dont je ne comprends pas trop, je dois l’avouer, l’exposé en anglais.

FileMaker Pro et moi

Pour résumer en trois mots mon rapport à FileMaker, je choisis : ludique, souple et universel.

Ludique

Il m’arrive souvent après une journée de boulot de me dire « je me suis bien amusée ».

Par exemple quand je récupère des fichiers ou des données pour les mettre en concordance avec ma base de données EcoNormandie, afin de mettre à jour d’un coup des centaines de fiches — après m’être assurée bien sûr que les données récupérées sont plus à jour ou plus fiables que les miennes !

D’une manière générale, ce qui m’amuse, c’est trouver un calcul astucieux, créer des liens imprévus entre tables, élaborer un script qui facilitera l’utilisation, pour toute mon équipe, réaliser des modèles élégants et clairs, construire des interfaces utilisables rapidement et sans risque par des stagiaires débutants, ou encore extraire les informations formatées, prêtes à être mises en forme dans Indesign en vue de la publication d’un guide papier. Plus que l’intelligence, c’est l’imagination qui est mobilisée et c’est bien ce qui m’amuse !

Souple

Depuis plus de 25 ans que je suis autonome pour développer, gérer et faire vivre la base de données que j’ai créée et dont j’ai la charge, il est arrivé régulièrement que l’on me propose des solutions « beaucoup plus performantes » que FileMaker, à développer par des informaticiens professionnels. Des sous-traitants bien intentionnés, des chefs soucieux d’efficacité ou des responsables du service informatique ont en effet souvent l’idée qu’une solution développée par des professionnels serait plus adaptée. Et régulièrement, je me félicite de la confiance que l’on m’a faite en me laissant bricoler selon mes besoins pour adapter la base presque quotidiennement aux nouvelles utilisations, en l’améliorant sans cesse.  L’autonomie que j’ai pu préserver ainsi a permis de tirer profit de la souplesse du logiciel.

Universel

FileMaker Pro est devenu au fil du temps le logiciel que j’utilise le plus, avec des solutions que je me suis développées au fur et à mesure. Pour la base EcoNormandie bien sûr, et pour mettre à jour le site Econormandie,* qui utilise aussi un fichier FileMaker Pro. Mais aussi pour faire des courriers, devis ou factures, ou gérer les abonnements et la diffusion de nos newsletters, tous ces fichiers étant liés entre eux et avec EcoNormandie. Et encore pour organiser mes archives documentaires ou les plannings de l’équipe. Et même pour mettre en forme les indicateurs fournis par l’Insee pour le guide EcoNormandie.

Développeurs et utilisateurs

J’ai profité de la pause pour discuter avec des développeurs, et j’ai compris que le côté « simple, ludique, souple » n’était plus tout à fait à l’ordre du jour. FileMaker Pro préfère, paraît-il, mettre en avant le côté performant et sérieux, et les développeurs vantent la sécurité et la rapidité de développement, surtout quand ils travaillent pour de grands groupes.

Quant à moi, je vais continuer à travailler en m’amusant, tout en sachant que je n’utilise qu’une faible partie de la puissance du logiciel.

*le site econormandie a été développé par Lesterius

 

 

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Fichiers et bases de données : le Décalogue

10 conseils pour créer, exploiter, mettre à jour une base de données

Voilà déjà quelques dizaines d’années que je suis responsable de la base de données EcoNormandie, à la base du guide et du site éponymes. Je l’ai créée, je l’ai adaptée pour des versions en ligne (normandieonline en 2001, econormandie en 2016), et, avec mon équipe, je la fais évoluer, je l’enrichie, je l’exploite pour en faire des guides et produits très divers, je la mets à disposition de clients,  je la gère au quotidien, j’ai le souci constant de sa mise à jour et de la formation des personnes qui interviennent dessus.

J’ai forgé mon expertise dans le domaine des bases de données par des années de pratique et je souhaite transmettre les conseils de bases – pour ne pas dire les commandements – à avoir toujours en tête quand on souhaite se lancer. Je vous les livre aujourd’hui sous forme de maximes et je prendrai le temps de revenir sur chacun de ces conseils dans les prochains mois. N’hésitez-pas à me dire s’il y a certaines thématiques pour lesquelles vous avez des questions.

1 – Sache que gérer une base de données exige du temps et des compétences.
C’est un travail de fourmi qui ne peut pas se faire « en plus »

2 – Choisis un outil de gestion que pourra s’approprier la personne qui gère la base au quotidien,
Évite les usines à gaz

3 – Souviens-toi que la réalité ne rentre pas dans des cases…
Mais que la base de données exige de la faire rentrer dans des rubriques.
Se méfier des  outils parfaits comme les aiment les informaticiens, et des outils figés

4 – Construis ton fichier en pensant « Création, exploitation, mise à jour », c’est-à-dire en prévoyant des rubriques pour la recherche, la gestion, la sélection, le suivi, y compris des rubriques “provisoires”.
Un bon fichier ne se réduit pas aux noms et coordonnées

5 – Identifie et connais les sources d’information en fonction de tes cibles.
Lesquelles sont : Fiables ? Complètes ? Exhaustives ? Types d’informations fournies ? Gratuites ?
Une bonne source = la moitié du travail

6 – Vérifie toujours une information avant de la valider et de la saisir.
Il ne faut pas croire que des informations fournies par un tiers (même les médias) sont toujours à jour, ou correctement écrites, ou plus justes que celles de ton propre fichier
Au final, le téléphone est souvent le plus rapide

7 – Donne-toi les moyens de dédoublonner ton fichier.
Repère et élimine les fiches en double (gain de temps, d’argent, d’effet)
Ce n’est possible que si la saisie est rigoureuse et uniforme

8 – Renseigne toujours la date de mise à jour et la source de l’information.
Sans ces informations indispensables, pas de fiabilité

9 – Donne-toi des règles de saisie et sache t’y tenir.
Respecte la structure de la base en rubriques
Respecte la typographie et l’orthographe
Méfie-toi des majuscules
Respecte les listes de valeur

10 – N’oublie pas qu’un fichier ne reste pas à jour longtemps.
La mise à jour peut prendre plus de temps que la création
Sur les 3
 000 incontournables présentés dans le guide EcoNormandie à paraître, près de 600 responsables ont changé depuis un an

La perle rare pour gérer tes fichiers,
le trio gagnant des qualités requises :
rigueur, méticulosité, logique

+ sur la base de données EcoNormandie

• EcoNormandie est une base de données mise à jour quotidiennement sur les acteurs économiques normands : élus, chefs d’entreprise, hauts fonctionnaires, responsables d’établissements publics ou d’associations à vocation régionale, ainsi que leurs structures, entreprises, associations, communes, EPCI, administrations…

• Accessible en ligne sur le portail EcoNormandie, publication annuelle dans le Guide EcoNormandie , extraction et constitution de fichiers sur mesure.

Pour en savoir plus, cliquez ici

Mon secret

Big data ou small data ?

La notoriété d’EcoNormandie n’est pas encore aussi grande que je le souhaiterais. Et pourtant on m’identifie souvent à “Madame bases de données en Normandie”. C’est vrai dans les petits cercles qui ont suivi l’aventure, depuis normandieonline ou le Guide économique de la Normandie, comme parmi ceux qui ont découvert plus récemment EcoNormandie.

Il est vrai que j’y consacre mon temps et beaucoup de mon énergie, depuis des années. Avec PTC, nous avons été pionniers dans les bases de données en ligne en ouvrant dès 2001 normandieonline. Le site permettait l’interrogation et la consultation en ligne des fiches des principaux responsables entreprises ou organismes normands.

À l’époque où le Big data fait fantasmer – fantasmes de peur, de puissance ou d’initiés – beaucoup pensent que mon travail consiste d’abord à traiter ces big datas. C’est en partie vrai, mais au quotidien on est plus souvent dans le minuscule que dans le big, et je comparerais plus volontiers la mise à jour d’un fichier de responsables à un travail de fourmis. Et cela m’a amusée de constater (ici et ) que même chez les géants du Big Data, le travail de fourmis s’imposait.

Imagine-t-on le nombre d’informations contenues dans une base de données comme EcoNormandie ? Près de 3 000 communes et autres collectivités, 3 000 entreprises, 1 700 associations, des centaines d’organisations professionnelles, d’administrations, de médias, et leurs responsables, qu’ils soient PDG, directeur, président, secrétaire général ou chef de service. Au total, cela fait des dizaines de milliers d’adresses, de numéros de téléphones, de mails, de prénoms et de noms, des centaines de milliers de chiffres et de mots… et autant d’occasions de faire des fautes d’orthographe, des erreurs de saisie, des mauvaises copies, des coquilles ou des étourderies.

Mon secret s’appelle…

Face à une telle masse d’informations, ce qui compte le plus, c’est la rigueur et la fiabilité de la personne qui chaque jour, une par une, rentre les informations et fait les corrections. Et pour cela, j’ai un secret, et il a un nom : Sophie Racapé.  Si je suis “Madame base de données”, elle est “Madame qualité des données”, et cela n’a rien à voir avec les forçats du net cités dans l’article ci-dessus.

Voilà plus de 25 ans que nous travaillons ensemble, et je me devais, dans un de mes tout premiers posts, de mentionner son travail.

+ sur la base de données EcoNormandie

Base de données mise à jour quotidiennement sur les acteurs économiques normands : élus, chefs d’entreprise, hauts fonctionnaires, responsables d’établissements publics ou d’associations à vocation régionale, ainsi que leurs structures, entreprises, associations, communes, EPCI, administrations…

• Accessible en ligne sur le portail EcoNormandie, extraction et constitution de fichiers sur mesure, publication annuelle dans le Guide EcoNormandie

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